Commune de Saint-Mandé
Cas client

Absence de nomenclature d'achat

Manque de vision détaillée de la dépense par l'absence d'une catégorisation par marchés concurrentiels de l'ensemble de la dépense

Permettre à la commande publique de disposer d'une vision analytique détaillée de leur propre dépense par une catégorisation de celle-ci par marchés concurrentiels et réaliser une cartographie des achats d'une année complète de la dépense

Service Budget

Extraire, depuis le logiciel financier, l'ensemble de la base de données de mandats de dépense d'une année complète

Il s'agissait, dans cette étape, de faire connaître au Service Budget les données essentielles dont CARTOAP avait besoin dans la base de données mandatée pour réaliser ses missions, notamment : Exercice, Tiers, Montant HT, Numéro de marché, Objet de la dépense, Service gestionnaire, ...

Commande publique

Comprendre comment s'articule l'ensemble de la dépense afin de pouvoir la catégoriser.

Il s'agissait de la plus grande partie de la mission en termes de temps de travail. Nous avons étudié et catégorisé ligne à ligne une base de données de dépense de plusieurs dizaines milliers de lignes selon l'objet de la dépense.
Chacune des dépenses a donc été catégorisée selon une nomenclature qui s'est construite au fur et à mesure pour la rendre la plus proche possible de la réalité de la dépense.
La proposition de nomenclature qui en a découlé n'est pas qu'une simple catégorisation: elle se veut également un support intuitif et facile d'utilisation pour les usagers, qui suppose des renvois, des exemples d'inclusion et d'exclusion dans chacun des codes pour bien délimiter leurs périmètres respectifs, etc.

Services utilisateurs

Intégrer au projet d'élaboration de la nomenclature les services qui en seront utilisateurs

La nomenclature terminée, nous l'avons présenté aux services utilisateurs et avons été attentifs aux observations des agents, dont "l'expérience terrain" offre un point de vue pertinent sur le caractère intuitif de la recherche d'un code nomenclature, et à leurs propositions pour mieux articuler certains aspects de la nomenclature.
Par ailleurs, intégrer les futurs utilisateurs au projet a permis de mieux les faire adhérer à la nomenclature au moment de l'émission du bon de commande.

Les diverses présentations aux différentes directions ont engendré un certain nombre de modifications à appliquer - ou non - à la nomenclature, que nous avons toutes détaillées et justifiées dans un rapport communiqué à l'ensemble des futurs utilisateurs.

Direction des systèmes d'information

Finaliser la nomenclature définitive

Nous avons transmis au même moment la nomenclature définitive à la commune et son document d'implémentation informatique à l'éditeur de son logiciel financier.
Le document d'implémentation informatique de la nouvelle nomenclature doit respecter scrupuleusement un certain nombre de règles alphanumériques que CARTOAP avait demandé à connaître dès les prémices du projet.

Commande publique

Analyser l'ensemble de la dépense par le prisme de la nouvelle nomenclature

L'étude ligne à ligne de l'étape 2 a permis de catégoriser chacun des mandats sous le régime de la nouvelle nomenclature en cours de construction. Les modifications apportées à la première version de la nomenclature ont, bien sûr, eu leur écho dans la catégorisation de la base de données.

Ce travail de perpétuelle corrélation entre la base de données et le projet de nomenclature, a permis de disposer d'emblée d'une année complète de mandats de dépense sous le régime de la nouvelle nomenclature et donc d'offrir la possibilité d'en réaliser une cartographie.

La cartographie des achats a permis d'identifier, grâce au montant et au numéro de marché, les dépenses qui présentaient un risque juridique en computant les dépenses par codes de nomenclature. Il convenait évidemment, à ce stade, d'identifier dans la base de données toutes les exceptions aux obligations de publicité et de mise en concurrence pour affiner, autant que le permettent les informations de la base de données de mandats de dépense, les résultats de cette étude.

Le rendu final de la cartographie des achats est composé d'un rapport complet de 87 pages et d'une "version courte" de 42 pages qui présentent non seulement l'évaluation de la sécurité juridique pour les domaines de dépense les plus risquées avec analyses contextuelles, mais également d'autres données chiffrées telles que les familles de nomenclatures les plus sollicitées par directions, le tableau des déciles de mandats (avec les familles les plus sollicitées par déciles), etc.